Zapytanie ofertowe nr 4/OB/2021 z dnia 01-03-2021r. na dostawę usług i materiałów do realizacji projektu pn Sekretne życie roślin czyli program edukacyjny dla każdego w wieku od lat pięciu do stu pięciu

Fundacja Regnum vegetabile ogłasza zapytanie ofertowe na na dostawę usług i materiałów do realizacji projektu pn Sekretne życie roślin czyli program edukacyjny dla każdego w wieku od lat pięciu do stu pięciu.

Celem programu edukacyjnego jest budowanie wzorca kultury ekologicznej wśród mieszkańców województwa zachodniopomorskiego poprzez aktywne poznawanie świata roślin na zajęciach praktycznych w Ogrodzie Botanicznym w Niegoszczy.

Zajęcia planowane są w okresie od 01-05-2021r. do 30-04-2024r. Na terenie Ogrodu Botanicznego w Niegoszczy, Niegoszcz 25A, 76-032 Mielno. Na potrzeby realizacji projektu Fundacja Regnum vegetabile udostępni pomieszczenia znajdujące się w Ogrodzie Botanicznym w Niegoszczy, szklarnię oraz kolekcje roślin na powierzchni biologicznie czynnej obiektu.

Zawarcie umów na dostawę usług i materiałów uzależnione jest od uzyskania dofinansowania z WFOŚiGW w Szczecinie.

Opis przedmiotu zapytania

Element 1 – dostawa pozaszkolnych usług edukacyjnych

Prowadzenie teoretycznej części warsztatów edukacyjnych dla osób w rożnym wieku. Grupy zorganizowane to przede wszystkim dzieci przedszkolne w wieku od 5 lat, dzieci i młodzież szkolna, rodzice lub inni opiekunowie z dziećmi (grupy rodzinne). Czas trwania warsztatów 45 minut. Przewidujemy wielkość grupy uczestników na warsztatach maksymalnie 12 osób. Do obowiązków podmiotu świadczącego usługę edukacyjną będzie opracowanie planu zajęć na podstawie zadanych tematów, przeprowadzanie zajęć, udokumentowanie obecności uczestników na zajęciach (lista lub oświadczenia opiekuna grupy oraz zdjęcia). Osoba delegowana przez oferenta do realizacji zadania powinna mieć odpowiednie przygotowanie zawodowe oraz doświadczenie. Na etapie składania ofert przedstawienie sylwetki osoby fizycznie świadczącej usługę edukacyjną nie jest wymagane z uwagi na RODO.

Tabela 1. Planowane zapotrzebowanie na godziny edukacyjne

Element 2 – dostawa usług wspierających pozaszkolne usługi edukacyjne

Prowadzenie praktycznej części warsztatów edukacyjnych dla osób w rożnym wieku. Grupy zorganizowane to przede wszystkim dzieci przedszkolne w wieku od 5 lat, dzieci i młodzież szkolna, rodzice lub inni opiekunowie z dziećmi (grupy rodzinne). Czas trwania warsztatów 45 minut. Przewidujemy wielkość grupy uczestników na warsztatach maksymalnie 12 osób. Do obowiązków podmiotu świadczącego usługę wspierającą edukacyjną będzie przeprowadzanie w/w warsztatów według scenariusza przygotowanego przez osobę świadczącą pozaszkolną usługę edukację. W zamierzeniu projektu jest to aby każdy uczestnik samodzielnie wykonał dla siebie gadżet w postaci rośliny użytkowej posadzonej do doniczki z naklejką promującą wsparcie finansowe projektu ze strony WFOŚiGW w Szczecinie. Ponadto do obowiązków będzie należało przygotowanie miejsca prowadzenia części teoretycznej warsztatów w postaci przygotowania materiałów (dostarcza Fundacja Regum vegetabile), zadbania o porządek w miejscu prowadzenia zajęć, przygotowanie sadzonek roślin (rozsad jednorocznych roślin użytkowych) na potrzeby wytworzenia przez uczestników gadżetów opisanych powyżej.

Tabela 2. Planowane zapotrzebowanie na godziny wspierające pozaszkolną edukację

Element 3– dostawa oleju opałowego do ogrzewania szklarni w Ogrodzie Botanicznym w Niegoszczy

Tabela 2. Planowane zapotrzebowanie na olej opałowy dostarczany w celu ogrzania szklarni na potrzeby realizacji projektu

Składanie ofert

Oferty należy składać na e-mail info@obniegoszcz.pl do godziny 15:00 w terminie do 19 marca 2021r.

Oferta powinna zawierać następujące informacje:

dotyczy ona zapytania ofertowego nr 4/OB/2021 z dnia 01-03-2021r. na realizację projektu pn Sekretne życie roślin czyli program edukacyjny dla każdego w wieku od lat pięciu do stu pięciu – z podaniem na który element oferent składa ofertę 1-dostawa pozaszkolnych usług edukacyjnych, 2 -dostawa usług wspierających pozaszkolne usługi edukacyjne, 3-dostawa oleju opałowego,

oznaczenie przedsiębiorstwa (na elementy 1 i 2 dopuszcza się aby oferty złożyły osoby fizyczne mające kwalifikacje zawodowe i/lub doświadczenie w tym zakresie pod warunkiem, że nie później jak w dniu podpisania umowy będą czynnymi przedsiębiorcami),

kwotę brutto oferty,

warunki płatności – podanie okresów rozliczeniowych – pomocna będzie poniższa tabela (porsimy o rozpisanie wg lat i miesięcy)

Oferta cenowa (ceny brutto)

Odpowiedzi na pytania zadawane przez potencjalnych oferentów

Pytanie 1
Co w sytuacji gdyby Rząd wprowadził zakaz prowadzenia zajęć?

Odpowiedź 1
W tej sytuacji osoby prowadzące zajęcia teoretyczne i praktyczne będą zobowiązane do poświęcenia czasu przewidzianego w harmonogramie na przygotowanie materiałów edukacyjnych w formie relacji fotograficznej i opisowej – będziemy je publikować na stronie ogrodu oraz na fanpagu Facebooku. Takie rozwiązanie zostanie przedłożone we wniosku o dofinansowanie zadania do WFOŚiGW w Szczecinie.

Pytanie 2
Jakie mogą być wielkości grup na zajęciach edukacyjnych?

Odpowiedź 2
Z naszego doświadczenia prowadzenia zajęć praktycznych o charakterze warsztatow w 2020r. w czasie pandemii wynika, że dla zachowania komfortu realizacji programu dla osób prowadzących i uczestników maksymalna liczba osób to 12 uczestników. Jesienią 2020r. w związku z obostrzeniami wprowadzonymi przez Rząd RP zajęcia prowadzono dla 4 uczestników maksymalnie – zgromadzenie do 5 osób (4 osoby na zajęciach plus osoba prowadząca zajęcia). Na podstawie tego pytania należy przyjąć, że średnia wielkość grupy to 6-8 osób.

W terminie zostały złożone następujące oferty

1. 17:47 dnia 16-03-2021r. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx element 1 na kwotę 176.700,00 złotych brutto oferta ważna

2. 17:47 dnia 16-03-2021r. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx element 2 na kwotę 109.800,00 złotych brutto oferta ważna

3. 18:47 dnia 16-03-2021r. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx element 1 na kwotę 197.415,00 złotych brutto oferta ważna

4. 18:47 dnia 16-03-2021r. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx element 2 na kwotę 111.816,00 złotych brutto oferta ważna

5. 13:30 dnia 17-03-2021r. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx element 3 cena 1dm3 oleju opałowego 3,87 zł brutto złotych na kwotę 26.877,15 złotych brutto. W ofercie podano błędnie sumę arytmetyczną zapotrzebowania na olej opałowy na poziomie 6945 dm3 a tymczasem z zapytania jest to 6845 dm3. Wobec faktu, ze na klawiaturze Num Lock 9 i 8 leżą koło siebie traktujemy to jako omyłkę pisarską w ofercie albowiem istotna jest cena za 1dm3 medium grzewczego i uznajemy ofertę za ważną. Należy przyjąć wartość oferty jako iloczyn 3,87zł/dm3 x 6845dm3 = 29.490,15 złotych brutto.